入り口 1毎月の請求・集金
入った後の例名簿と金額の計算を画面にし、請求書の発行から口座振替、入金の照合、未収の報告まで、毎月回します。
A社
最初の困りごと
口座の登録と引き落としのシステムが別々で、二重に登録。引落額は1人ずつ手入力。印刷すると順番がバラバラで、封入に手間がかかる。
いまやっていること
口座振替のデータ作成・提出、結果の取り込み、入金の照合、未収の確認を毎月。請求書とお知らせを1人ずつまとめて印刷できるようにしました。
請求・集金画面
沖縄の中小企業・医療・介護の、毎月の事務を
現場に入って、
仕組みを作って、
そのまま回します。
請求・集金、給与の締め前、書類と期限。毎月くり返す事務を、御社の現場で見せていただき、専用の画面と手順に整えて、毎月の作業ごと引き受けます。
事務とITが分かる担当者が、御社に一人増えるイメージです。
毎月の作業の例請求〜集金
- 現場から実績を集めて確認
- 請求書を発行・発送
- 口座振替のデータを作って提出
- 引落結果を取り込み、入金と照合
- 未収の一覧を社長へ報告
ここまでを、毎月まるごと。
ほかの頼み先との違い
作業だけ、道具だけ、助言だけだと、事務はまた社内に戻ってきます。
手を動かす人、仕組みを作る人、現場を見る人。どれかが欠けると、結局また誰かが抱えることになります。
| 頼み先 | 現場に 入る |
仕組みを 作る |
作業を する |
毎月 回す |
|---|---|---|---|---|
| 作業の代行オンライン秘書など | ×オンライン | × | ○ | ○ |
| ツール・ソフトの会社 | △導入時だけ | ○ | × | × |
| 無料の相談窓口・コンサル | ○ | ×助言まで | × | × |
| 事務の人を1人雇う | ○ | △人による | ○ | ○ |
| まるサポ | ○ | ○ | ○ | ○ |
まるサポは、この4つを同じ担当が通しでやります。
まるサポの進め方
入る、書き出す、作る、回す、直す。
説明のための資料を作っていただく必要はありません。いつもの作業を、横で見せてください。右の欄は、実際の現場であったことです（お名前は伏せています）。
-
STEP 01現場に入る
まるサポがやること
事務所に伺い、担当者さまの横で実際の作業を見ます。書類もExcelも、今のシステムも、そのまま見せていただきます。
御社は、見せるだけ。説明の資料は要りません。
A社印刷すると順番がバラバラになり、封入のたびに人を探していた。その手間を、横で作業を見て見つけました。
-
STEP 02頭の中を書き出す
まるサポがやること
担当者さまだけが知っている判断や例外を、会社ごとのルールの台帳に書き出します。
担当者が休んでも、辞めても、止まらなくなります。
B社振替手数料の扱いなど、「担当者の頭の中にしかない」判断を3つ見つけ、手順書に書き出しました。
-
STEP 03その場で作る
まるサポがやること
御社のやり方に合わせて、入力やチェックの画面を作ります。今のソフトはそのままで、足りないところだけ。
御社専用の画面が、数週間で使えるようになります。
C社Excel1枚への手入力をやめ、社長が毎月見る数字が、画面で自動で出るようにしました。
-
STEP 04毎月回す
まるサポがやること
決まった毎月の作業を、まるサポが引き受けて回します。
作って終わりになりません。毎月の作業が手から離れます。
A社口座振替のデータ作成から、結果の取り込み、未収の確認までを毎月行っています。
-
STEP 05直し続ける
まるサポがやること
現場の声を聞いて、画面と手順を直し続けます。月に1回、やったことを報告します。
使いにくいところが、放置されません。
D社現場に伺うたびに意見を聞き、在庫の画面を直しています。
これまでに作ってきた画面の例
業務に合わせて、たとえばこんな画面を作ってきました。
画面はすべて見本のデータで撮影しています。
いまの仕事を、全部書き出しました
いま引き受けている作業は、全部で130項目。
業種はばらばらですが、書き出してみると、まるサポの仕事は大きく6つにまとまりました。
いま引き受けている作業
130項目
毎月の作業と、そのために作って直し続けている画面・台帳を、1つずつ数えました。
お客さまごとの作業記録・契約書から集計。提案中・終わった作業・状態が分からないものは数えていません。
いちばん多いのは、毎月の請求〜入金。業種が違っても、流れは同じでした。
業種の違うお客さまの作業を並べると、どれも次の9つの工程に収まりました。
- 材料を集める実績・入退去・食数
- 名簿を保つ利用者・請求先・口座
- 金額を計算日割り・実費・手数料
- チェック前月との差・例外
- 発行・発送請求書・領収書・封入
- 口座振替データ作成・提出
- 結果を取り込む引落・振込・現金
- 未収を追う督促・返金
- 報告する未収・集金率
全部でも、一部からでも引き受けます。
そして、全体の2割は「見えない土台」の仕事でした。
130項目のうち26項目
どのお客さまでも発生している仕事です。表には出ませんが、これがないと、人が替わったときに止まります。まるサポは、この土台を料金に含めています。
- ルールの台帳
- 確認事項のとりまとめ
- 操作ガイド
- 画面の保守
- 月1回の報告
- 担当交代の引き継ぎ
実際の事例
最初の困りごとと、いま、まるサポがやっていること
お名前と細かい数字は伏せています。業種も規模もばらばらですが、入り口はどこも毎月の事務でした。
B社複数の事業所
最初の困りごと
手数料や例外の判断が、担当者の頭の中にしかない。訪問件数は手で集計。勤怠の修正が何往復も続き、請求の山が毎月3〜4日。
いまやっていること
請求・口座振替と、給与の締め前の集計を、月次でまとめて引き受けています。判断のルールは手順書に書き出しました。
請求・集金給与・勤怠
C社
最初の困りごと
利用料の請求・集金・未収を、Excel1枚に手入力。転記ミスが続き、社長への報告も毎月手作り。
いまやっていること
請求から集金、未収までを1つの画面にまとめ、社長が見る数字は画面で自動で出るようにしました。入院や退所の日割りなど、会社ごとのルールも画面に組み込んでいます。
請求・集金画面
D社
最初の困りごと
在庫がどこにいくつあるか分からない。持ち出した数と、使った数が合わない。
いまやっていること
置き場所ごとの在庫と持ち出しを分けて見られる画面を作り、現場の意見を聞いて直し続けています。毎月の作業は社内で回し、まるサポは画面の保守を担当。
現場の管理画面
E社
最初の困りごと
経理・総務が1人で、辞めたら回らない。紙の書類が混ざっていて、どこに何があるか分からない。
いまやっていること
紙の書類を仕分けて台帳にし、保険・契約・労務の書類の期限を一覧にしました。期限が漏れていた書類も、ここで見つかりました。
書類と期限
どこから頼めばいい？
当てはまるものに、チェックしてみてください。
1つでも当てはまれば、そこが入り口です。入った後は、「入る・書き出す・作る・回す・直す」の順で進めます。
入り口 2給与・勤怠の締め前
入った後の例打刻と実績を一本にまとめ、手当を集計して、社労士さんへ渡すデータを毎月作ります。
入り口 3書類と期限
入った後の例紙を仕分けて台帳にし、期限を一覧で見えるようにして、新しい書類を毎月登録します。
入り口 4現場の管理
入った後の例現場の方が入力する画面を作り、使い方が定着するまで付き添って、直し続けます。
どの入り口にも人に頼りきり
料金
関わる深さで決まります。
毎月の料金
月5万円〜（税抜）
引き受ける業務の数と、伺う頻度で決まります。1つの業務から、複数の事業所をまとめてまで。現場を見せていただいたうえで、お見積りします。
- 初期費用
- 月額の1か月分（税抜）
- 最低契約期間
- 3か月。その後は1か月単位で見直せます
どの契約にも含むもの
- ルールの台帳づくり御社だけの判断・例外を書き出して残します
- 確認事項のとりまとめ聞きたいことは、まとめて1回でお聞きします
- 月1回の報告
- 専用の画面の利用
- 担当が替わるときの引き継ぎ
始めるまで
- LINEでご相談無料
「何を頼めばいいか分からない」段階で大丈夫です。チェックした項目を送っていただくだけでも構いません。
- 現場を見せていただく無料
訪問またはオンラインで、今の業務を一緒に見ます。
- 進め方とお見積り
どこから入り、どの深さで関わるかをご提案します。合わなければ、お断りいただいて大丈夫です。
担当者
現場に伺うのは、代表の安達です。
安達 和馬あだち かずま
早稲田大学教育学部卒／アビームコンサルティング出身／生成AIプロダクトの開発・営業を約2年経験
コンサルティング会社と、生成AIの開発・営業を経て、まるサポを始めました。業務を整理することと、仕組みを作ることの両方を、御社の現場でやります。
沖縄県宜野湾市在住。訪問して、担当者さまの横で作業を見せていただくところから始めます。「パソコンは苦手」という方こそ、歓迎です。
宜野湾青年会議所（宜野湾JC）の会員として、地域の活動にも参加しています。
よくある質問
気になることは、先に確かめてください。
何を頼めばいいか分からないのですが、相談できますか？
はい、その段階で大丈夫です。まず今の業務を見せていただき、どこから任せられるかを一緒に整理します。上のチェック表で当てはまったものを送っていただくだけでも構いません。
パソコンやシステムが苦手でも大丈夫ですか？
大丈夫です。紙とExcelのままでも始められます。画面を作る場合も、現場の方が使えるところまで何度でも直します。
今使っているソフトや、顧問の先生はそのままでいいですか？
はい、そのままです。今のソフトや、顧問の社労士さん・税理士さんとのやり取りはそのままに、足りないところだけを埋めます。
担当者が辞めたら、また困りませんか？
判断のルールと手順を台帳に書き出して残すので、人が替わっても止まりにくくなります。担当が替わるときの引き継ぎも、料金に含めています。
個人情報や口座の情報を預けても大丈夫ですか？
契約で秘密保持を取り決めたうえでお預かりします。作った画面はログインした人だけが使え、見られる範囲を人ごとに分けることもできます。
料金はどう決まりますか？
毎月の料金は月5万円〜（税抜）で、引き受ける業務の数と、伺う頻度で決まります。初期費用は月額の1か月分（税抜）、最低契約期間は3か月です。現場を見せていただいたうえでお見積りし、合わなければお断りいただいて構いません。
沖縄県外でも頼めますか？
現場に伺うことを大事にしているため、沖縄県内の事業者さまが中心です。内容によってはオンラインで対応できる場合もありますので、一度ご相談ください。